Los costos fijos los pagás aunque vendas poco, como el alquiler. Los variables suben con cada venta, como la harina en una panadería.
Separarlos te dice cuánto tenés que vender para no perder y cuánto te pega un mes flojo.
Qué son los costos fijos y los costos variables
- Costos fijos: alquiler, sueldos, internet, el contador, el seguro.
- Costos variables: mercadería o materia prima, envases, bolsas. Si no vendés, no existen.
- Mitad y mitad: la luz y el gas tienen una parte fija y otra que sube cuando producís más. Si pesan poco, ponelos enteros como fijos.
"Fijo" no quiere decir que no aumente: el alquiler sube con la inflación. Quiere decir que no depende de cuánto vendés.
Para clasificar cada gasto, preguntate: si este mes vendo la mitad, ¿este gasto baja a la mitad? Si baja, es variable. Si no se mueve, es fijo.
La fórmula
Las ventas netas son lo que vendiste en el mes, sin IVA y ya descontadas las comisiones de tarjetas y apps.
El margen de contribución es lo que te deja cada venta después de pagar sus costos variables. Con eso pagás los fijos, y lo que sobra es ganancia. Si es 60 %, de cada $100 que vendés te quedan $60.
Ejemplos de costos fijos y variables
| Costos fijos | Costos variables |
|---|---|
| Alquiler y expensas del local | Mercadería o materia prima de lo que vendiste |
| Sueldos del personal estable, con cargas, aguinaldo y vacaciones | Envases, bolsas y descartables |
| Sueldo del dueño, si trabaja en el negocio | Envíos a clientes |
| Internet, contador, seguros e intereses de préstamos | Personal extra de los días fuertes |
Ejemplo: un café
De cada $100 que vende, el café gasta $30 en café, leche y medialunas, y $4 en vasos y servilletas. Son $34 de costos variables. Sus costos fijos son $4.400.000 por mes.
Para no perder (costos fijos ÷ margen)
Si abre 25 días, son unos $267.000 de ventas netas por día.
Ejemplo: qué pasa si baja la venta
Un mes flojo pega fuerte porque los fijos se pagan igual. Mirá el restaurante de la guía de estado de resultados: $14.650.000 de costos fijos por mes, y la mercadería (su costo variable) es el 32,3 % de las ventas netas.
| Concepto | Mes normal | Mes flojo |
|---|---|---|
| Ventas netas | $30.000.000 | $25.000.000 |
| − Costos variables (32,3 %) | $9.700.000 | $8.083.333 |
| − Costos fijos | $14.650.000 | $14.650.000 |
| = Ganancia antes de impuestos | $5.650.000 | $2.266.667 |
| − Impuestos (Ingresos Brutos) | $1.102.500 | $918.750 |
| = Ganancia del mes | $4.547.500 | $1.347.917 |
Números de ejemplo, para mostrar el método.
Las ventas bajaron 17 %, pero la ganancia cayó 70 %: la mercadería bajó con la venta, los fijos no. Cuantos más costos fijos, más te pega un mes flojo.
Con 67,7 % de margen de contribución (100 − 32,3), cada $1.000.000 menos de venta son unos $677.000 menos de ganancia antes de impuestos. Hacé la cuenta con tu margen.
Cómo separar los costos en Excel
Listá los gastos del mes y marcá cada uno como fijo o variable:
| Celda | Qué va | Fórmula |
|---|---|---|
| A2:A30 | Nombre de cada gasto | — |
| B2:B30 | Monto del mes | — |
| C2:C30 | Tipo: escribí "fijo" o "variable" | — |
| F2 | Total costos fijos | =SUMAR.SI(C2:C30;"fijo";B2:B30) |
| F3 | Total costos variables | =SUMAR.SI(C2:C30;"variable";B2:B30) |
| F4 | Ventas netas del mes | — |
| F5 | Margen de contribución (con formato de porcentaje) | =1-F3/F4 |
| F6 | Punto de equilibrio (lo que tenés que vender para no perder) | =F2/F5 |
- La mercadería: cargá la que usaste para lo que vendiste, no lo que compraste. Más en la guía de costo de mercadería vendida.
- El IVA: cargá los montos sin IVA. Si sos monotributista, cargalos como los pagás. Ante la duda, consultalo con tu contador.
Cómo usar esta separación en tu negocio
- Calculá tu punto de equilibrio: dividí los costos fijos por el margen de contribución. En el restaurante, $14.650.000 ÷ 0,6767 = unos $21.650.000 de ventas netas, sin contar Ingresos Brutos. Más en la guía de punto de equilibrio.
- Antes de sumar un costo fijo, hacé la cuenta: un empleado más de $1.600.000 por mes obliga al restaurante a vender unos $2.364.000 más para pagarlo.
- Negociá los variables: si el restaurante baja la mercadería del 32,3 % al 31,3 % de las ventas, gana $300.000 más por mes.
- Repetí la cuenta todos los meses con tu estado de resultados.
Errores comunes
- Usar las compras del mes como costo variable: el mes que llenás el depósito parece malo y el siguiente parece bueno.
- Cargar las comisiones de tarjetas como gasto: ya están descontadas de las ventas netas: las contarías dos veces.
- Olvidar el aguinaldo y las vacaciones dentro de los sueldos: los fijos salen más bajos de lo que son.
- Dejar afuera el sueldo del dueño: vas a creer que necesitás vender menos de lo real.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los costos fijos?
Son los que pagás igual aunque ese mes vendas poco: alquiler, sueldos del personal estable, internet, el contador, el seguro.
¿Qué son los costos variables?
Son los que suben y bajan con lo que vendés: mercadería o materia prima, envases y envíos. Si no vendés, no existen. Ingresos Brutos no va acá: va en impuestos.
¿Cuál es la diferencia entre costos fijos y variables?
El costo fijo no depende de cuánto vendés; el variable sí. Si este mes vendés el doble, el alquiler es el mismo, pero gastás el doble de mercadería.
¿Los sueldos son un costo fijo o variable?
El sueldo del personal estable es fijo, con cargas, aguinaldo y vacaciones. Los extras que sumás solo en los días fuertes son variables.
¿La luz y el gas son fijos o variables?
Tienen de los dos: una parte la pagás siempre y otra sube cuando producís más. Si pesan poco en tus gastos, ponelos enteros como fijos.