Hay negocios que venden bien, ganan plata y aun así viven con la cuenta en rojo. Casi siempre el problema es el capital de trabajo.
La plata queda atrapada en mercadería (las bolsas de harina en el depósito) o en tarjetas sin acreditar. Y los pagos vencen antes.
Qué es el capital de trabajo
El capital de trabajo (la plata que necesitás para que el negocio funcione mientras esperás cobrar) responde una pregunta: con lo que tenés, ¿te alcanza para pagar lo que vence?
Es una resta: lo que tenés en caja, por cobrar y en stock, menos lo que debés pagar en menos de un año. Hacela con los números del último día de cada mes.
La fórmula del capital de trabajo
- Activo corriente (lo que es plata o se convierte en plata en menos de un año): caja, bancos y Mercado Pago; lo que tenés por cobrar (tarjetas, apps, cheques, clientes); y el stock, a lo que te costó.
- Pasivo corriente (lo que tenés que pagar en menos de un año): proveedores, sueldos y cargas sociales, impuestos, cheques que diste, el descubierto del banco y las cuotas de préstamos de los próximos 12 meses.
Mirá también la prueba ácida: cuánto tenés por cada $1 que debés, sin contar el stock. Si da menos de 1, no llegás a pagar lo que vence sin vender mercadería.
Ejemplo 1: el capital de trabajo de una panadería
Una panadería que compró harina de más para ganarle a un aumento, el último día del mes:
| Caja y bancos | $2.000.000 |
| Ventas con tarjeta por acreditar | $3.500.000 |
| Stock | $6.000.000 |
| Activo corriente | $11.500.000 |
| Proveedores | $4.500.000 |
| Sueldos y cargas sociales a pagar | $2.200.000 |
| Impuestos a pagar | $800.000 |
| Cuotas de préstamos de los próximos 12 meses | $1.000.000 |
| Pasivo corriente | $8.500.000 |
Números de ejemplo, para mostrar el método.
El capital de trabajo da positivo, pero la prueba ácida da 0,65: por cada $1 que debe, tiene 65 centavos sin contar el stock. Hay $6.000.000 en harina y mercadería en el depósito y solo $2.000.000 en la cuenta.
Esta panadería necesita vender el stock para pagar. Qué hacer: antes de volver a comprar, mirá los días de stock (abajo te mostramos cómo).
Ejemplo 2: un restaurante con capital de trabajo negativo
Un restaurante chico, el último día del mes, antes de pagar sueldos:
| Caja y bancos | $1.300.000 |
| Tarjetas y apps de delivery por acreditar | $2.000.000 |
| Stock de materia prima y bebidas | $700.000 |
| Activo corriente | $4.000.000 |
| Proveedores | $3.500.000 |
| Sueldos y cargas sociales a pagar | $2.500.000 |
| Impuestos a pagar | $1.200.000 |
| Pasivo corriente | $7.200.000 |
Números de ejemplo, para mostrar el método.
En gastronomía es común: se cobra en pocos días, la mercadería dura una semana y a los proveedores se les paga a 30 días. O sea, el restaurante trabaja con la plata de los proveedores. Anda mientras se vende bien. Si las ventas caen, no aparece la plata para pagar lo que ya compraste.
Por eso la plata que ves en la cuenta no es toda tuya: hay $1.300.000 en el banco, pero en los primeros días del mes vencen $2.500.000 de sueldos. Antes de retirar o invertir, restá lo que vence en los próximos 30 días. Para verlo semana a semana, armá un flujo de caja.
El ciclo de caja: cuánta plata necesita tu negocio
El ciclo de caja son los días que pasan desde que le pagás al proveedor hasta que cobrás la venta. Cuantos más días, más plata tuya queda metida. Se calcula así, con los números de fin de mes:
El CMV (lo que te costó la mercadería que vendiste) está explicado en food cost.
Ejemplo: los días de la panadería y del restaurante
La panadería del ejemplo 1 vende $16.940.000 por mes, compra $10.890.000 (los dos con IVA) y su CMV es $8.500.000:
La panadería tiene $5.000.000 metidos en el ciclo: plata que ya puso y todavía no volvió. Por eso anda justo aunque gane.
Si vende 20 % más con los mismos plazos, necesita $1.000.000 más. Si baja el stock de 21 a 14 días, recupera unos $2.000.000.
El restaurante del ejemplo 2 tiene 7 días de stock, 5 de cobro y 30 de pago:
Cobra antes de pagar: por eso aguanta el capital de trabajo negativo.
Qué hacer: medí estos días todos los meses. Si los de stock o de cobro suben, o los de pago bajan, vas a necesitar más plata aunque vendas lo mismo.
Y guardá un colchón de al menos 2 semanas de gastos fijos.
Cómo calcular el capital de trabajo en Excel
Poné los nombres en la columna A y los números del último día del mes en la B:
| Celda | Qué va | Fórmula |
|---|---|---|
| B2 | Caja, bancos y Mercado Pago | — |
| B3 | Por cobrar (tarjetas, apps, cheques, clientes) | — |
| B4 | Stock | — |
| B5 | Activo corriente | =SUMA(B2:B4) |
| B6 | Proveedores | — |
| B7 | Sueldos, cargas e impuestos a pagar | — |
| B8 | Cuotas de préstamos de los próximos 12 meses | — |
| B9 | Pasivo corriente | =SUMA(B6:B8) |
| B10 | Capital de trabajo | =B5-B9 |
| B11 | Prueba ácida | =(B5-B4)/B9 |
| B12 | CMV del mes | — |
| B13 | Ventas del mes con IVA | — |
| B14 | Compras del mes con IVA | — |
| B15 | Días de stock | =B4/B12*30 |
| B16 | Días de cobro | =B3/B13*30 |
| B17 | Días de pago | =B6/B14*30 |
| B18 | Ciclo de caja | =B15+B16-B17 |
| B19 | Plata metida en el ciclo | =B3+B4-B6 |
El mes siguiente, copiá la columna B a la C y compará. Lo que más importa es si los días suben o bajan.
Cómo mejorar el capital de trabajo de tu negocio
- Cobrá antes: fijate cuántos días tardan en acreditarte las tarjetas, Mercado Pago y las apps. Con inflación, cada día que esperás, la plata vale menos.
- Comprá mejor: lo que pasa 30 días sin moverse es plata parada. Fijá un mínimo para cada insumo importante y pedí cuando llegás ahí.
- Pediles más días a los proveedores. Pero si te ofrecen descuento por pagar al contado, comparalo con lo que te cobra el banco.
- Separá la plata del negocio de la personal: sacá un monto fijo por mes para vos. Sacar plata sin control vacía el capital de trabajo.
- Miralo junto con la ganancia: el estado de resultados dice si ganás; el capital de trabajo, si llegás a fin de mes; el flujo de caja, en qué semana te va a faltar plata.
Errores comunes
- Contar préstamos enteros: en el pasivo corriente van solo las cuotas de los próximos 12 meses.
- Anotar el stock a precio de venta, o contar mercadería que no se vende como si fuera plata.
- Olvidar lo que debés y todavía no pagaste: los sueldos del mes, las cargas sociales y la parte del aguinaldo que se va juntando.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el capital de trabajo?
Es lo que el negocio tiene en caja, por cobrar y en stock, menos lo que debe pagar en el corto plazo. No es lo mismo que la plata en la cuenta: el stock y las tarjetas por acreditar todavía no son efectivo.
¿Cuál es la fórmula del capital de trabajo?
Capital de trabajo = activo corriente − pasivo corriente. Con $11.500.000 entre caja, cobros pendientes y stock, y $8.500.000 de deudas de corto plazo, el capital de trabajo es $3.000.000.
¿Qué significa tener capital de trabajo negativo?
Que debés en el corto plazo más de lo que tenés en caja, por cobrar y en stock. Es común en gastronomía, que cobra rápido y les paga a los proveedores más tarde. Funciona mientras las ventas se sostienen; si caen, te quedás sin plata para pagar.
¿Qué es un crédito para capital de trabajo?
Un préstamo de corto plazo para comprar stock o cubrir los días entre que pagás y cobrás. Conviene si te deja vender más o comprar mejor. Antes de tomarlo, mirá el costo financiero total (lo que pagás con intereses y gastos). Si lo usás para tapar pérdidas, agranda el problema.
¿Capital de trabajo y ganancia son lo mismo?
No. La ganancia dice si el negocio gana plata. El capital de trabajo dice si tiene con qué pagar lo que vence. Podés ganar y aun así quedarte sin capital de trabajo.