El flujo de caja es un cuadro donde anotás, semana por semana, la plata que entra y sale de tu negocio. Sirve para ver antes en qué semana te va a faltar, aunque el negocio gane.
Qué es el flujo de caja
El flujo de caja (también llamado flujo de fondos o cash flow) responde una sola pregunta: ¿me alcanza la plata para pagar lo que vence cada semana?
Flujo de caja y ganancia no son lo mismo
El estado de resultados (el cuadro que dice si ganás o perdés) cuenta la venta el día que vendés. El flujo de caja, el día que la plata entra o sale de tu cuenta. Se separan porque:
- La venta con tarjeta de crédito es hoy, pero la plata llega unas 2 semanas después.
- Algunas compras las pagás a 30 días. Otras las pagás antes de vender: la harina que comprás para ganarle a un aumento sale hoy y vuelve de a poco, vendiendo pan.
- El retiro del dueño y la cuota del préstamo sacan plata de la caja.
- El aguinaldo sale todo junto, en junio y en diciembre.
La fórmula del flujo de caja
Cada semana hacés una sola cuenta para saber cuánta plata te queda:
- Saldo inicial (la plata que tenés al empezar la semana): banco, Mercado Pago y efectivo.
- Entradas (lo que cobrás): efectivo, transferencias y lo que te depositan tarjetas, Mercado Pago y apps.
- Salidas (lo que pagás): proveedores, sueldos y cargas sociales, alquiler, servicios, impuestos, préstamos y tu retiro.
Anotá cada cobro la semana en que llega a tu cuenta. El efectivo, las transferencias y el débito llegan enseguida. La tarjeta de crédito, unas 2 semanas después. Las apps, cuando te pagan. El saldo final (la plata que te queda) es el inicial de la semana siguiente.
Ejemplo 1: el flujo de caja de un restaurante, semana a semana
Un restaurante empieza el mes con $3.500.000 y cobra $9.000.000 por semana. Pero en la primera semana vencen juntos los sueldos, el alquiler y la mitad de los proveedores.
| Concepto | Semana 1 | Semana 2 | Semana 3 | Semana 4 |
|---|---|---|---|---|
| Saldo inicial | $3.500.000 | −$1.500.000 | $2.000.000 | $1.500.000 |
| + Efectivo, transferencias, débito y Mercado Pago | $6.000.000 | $6.000.000 | $6.000.000 | $6.000.000 |
| + Tarjetas de crédito y apps (lo que te depositan esa semana) | $3.000.000 | $3.000.000 | $3.000.000 | $3.000.000 |
| = Entradas | $9.000.000 | $9.000.000 | $9.000.000 | $9.000.000 |
| − Proveedores | $5.500.000 | — | $5.500.000 | — |
| − Sueldos y cargas sociales | $6.000.000 | $3.000.000 | — | — |
| − Alquiler, servicios y otros gastos | $2.500.000 | $1.500.000 | — | $1.500.000 |
| − Impuestos (IVA e Ingresos Brutos) | — | $1.000.000 | $4.000.000 | — |
| − Cuota del préstamo y retiro del dueño | — | — | — | $4.000.000 |
| = Salidas | $14.000.000 | $5.500.000 | $9.500.000 | $5.500.000 |
| Saldo final | −$1.500.000 | $2.000.000 | $1.500.000 | $5.000.000 |
Números de ejemplo, con IVA incluido. Las fechas de tus impuestos te las da tu contador.
La cuenta de la semana 1
- La semana 1 termina en −$1.500.000. Si no lo ves venir, quedás en descubierto (en rojo en el banco).
- El mes cierra bien igual: entran $36.000.000 y salen $34.500.000. La caja pasa de $3.500.000 a $5.000.000.
A veces alcanza con mover una fecha. Si la primera mitad de los proveedores se paga en la semana 2, la semana 1 cierra en $4.000.000 y la 2 en $2.000.000. Ninguna queda en rojo.
Ejemplo 2: el flujo de caja proyectado, de diciembre a febrero
El flujo de caja proyectado es el mismo cuadro, pero con lo que esperás cobrar y pagar en los próximos meses.
El restaurante vende más en diciembre y menos en enero y febrero. En diciembre paga el aguinaldo (medio sueldo extra por empleado). En enero paga las compras e impuestos de diciembre, pero cobra menos.
| Concepto | Diciembre | Enero | Febrero |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | $5.000.000 | $7.500.000 | −$500.000 |
| + Cobros | $40.000.000 | $29.000.000 | $28.000.000 |
| − Pagos habituales (proveedores, sueldos, gastos, impuestos y préstamo) | $31.500.000 | $33.000.000 | $26.500.000 |
| − Aguinaldo y sus cargas sociales | $3.000.000 | $1.000.000 | — |
| − Retiro del dueño | $3.000.000 | $3.000.000 | $3.000.000 |
| Saldo final | $7.500.000 | −$500.000 | −$2.000.000 |
Números de ejemplo. Arranca con el saldo final del ejemplo 1.
En diciembre la cuenta llega a $7.500.000 y dan ganas de retirar más. Pero a fin de febrero faltan $2.000.000.
Si lo ves en octubre, tenés tiempo. Retirando $2.000.000 por mes en lugar de $3.000.000, enero cierra en $1.500.000 y febrero en $1.000.000.
Al proyectar, sumá los aumentos de sueldos, alquiler y tarifas.
Qué es el flujo de caja libre
El flujo de caja libre es la plata que queda después de pagar todo lo del mes y las compras que duran años, como un horno. Es lo que podés retirar o usar para devolver préstamos.
En el ejemplo 1, sin contar el retiro ni la cuota, en el mes quedan $5.500.000. Si el dueño compra una cámara de frío de $2.000.000, quedan $3.500.000 libres. No alcanzan para el retiro y la cuota, que suman $4.000.000.
Antes de comprar, elegí: esperar, pagarla en cuotas o retirar menos.
Cómo armar el flujo de caja en Excel
En la columna A van los conceptos; en B, C, D y E, una semana cada una:
| Fila | Qué va en la columna A | Fórmula en la columna B (copiala a C, D y E) |
|---|---|---|
| 1 | Títulos: Semana 1 a Semana 4 | — |
| 2 | Saldo inicial | En B2, la plata que tenés hoy. En C2 (el saldo final de la semana anterior): =B12 |
| 3 y 4 | Entradas, como en el ejemplo 1 | — (lo que te entra esa semana) |
| 5 | Total entradas | =SUMA(B3:B4) |
| 6 a 10 | Salidas: una fila por concepto, como en el ejemplo 1 | — (lo que pagás esa semana) |
| 11 | Total salidas | =SUMA(B6:B10) |
| 12 | Saldo final | =B2+B5-B11 |
Pintá de rojo la fila 12 cuando dé menos de 0. En Excel: Inicio, Formato condicional, Reglas para resaltar celdas, Es menor que. Esa es la semana a mirar.
Si la plata está justa, agregá columnas hasta cubrir 13 semanas (tres meses).
Cómo usar el flujo de caja en tu negocio
- Actualizalo una vez por semana, siempre el mismo día: la plata real y lo que viene en 4 semanas.
- Decidí tu retiro mirando las próximas semanas, no lo que ves hoy en la cuenta: una parte ya es de proveedores, sueldos e impuestos. Mirá capital de trabajo (la plata que el negocio necesita para funcionar entre que paga y cobra).
- Separá todos los meses para el aguinaldo: en el ejemplo, el aguinaldo de diciembre con sus cargas es $4.000.000. Dividido los 6 meses anteriores, son unos $670.000 por mes que no se tocan.
- Armá un colchón de al menos 2 semanas de gastos fijos.
- ¿Falta plata o falta ganancia? Si el negocio gana, es un tema de fechas. Si no gana, un préstamo no lo arregla: revisá precios y costos con el punto de equilibrio.
Qué hacer si la proyección da negativo
Con tiempo, hay arreglos baratos. Probá en este orden:
- Mové fechas: pedile al proveedor pagarle en dos partes o más tarde.
- Bajá tu retiro: más en los meses fuertes, menos en los flojos.
- Frená lo que puede esperar: compras grandes, arreglos, mercadería de más.
- Cobrá antes: adelantar las tarjetas tiene costo, usalo solo para una semana puntual.
- Usá el banco con cuidado: el descubierto, solo por pocos días.
Errores comunes
- Mezclar la plata de tu casa con la del negocio: el flujo de caja deja de servir.
- No anotar el retiro del dueño: sacar plata "cuando hace falta" es la forma más rápida de quedarte sin caja.
- Tapar el rojo dejando de pagar impuestos o cargas sociales: después pagás intereses. Si ya pasó, pedile a tu contador un plan de pagos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el flujo de caja?
Es la lista de la plata que entra y sale del negocio, y en qué semana. Te avisa antes en qué semana te va a faltar. También se lo llama flujo de fondos o cash flow.
¿Cuál es la fórmula del flujo de caja?
Saldo inicial + entradas − salidas = saldo final. En el ejemplo del restaurante: $3.500.000 al empezar el mes, + $36.000.000 que entran, − $34.500.000 que salen, = $5.000.000 al terminar el mes.
¿Qué diferencia hay entre el flujo de caja y el estado de resultados?
El estado de resultados dice si el negocio gana: cuenta la venta el día que vendés. El flujo de caja dice si te alcanza la plata: la cuenta el día que entra a tu cuenta.
¿Flujo de caja, flujo de fondos y cash flow son lo mismo?
Para el día a día de un negocio, sí. "Flujo de fondos" también se usa para ver si conviene una inversión, como abrir un local nuevo.
¿Cómo se hace un flujo de caja proyectado?
Anotá lo que esperás cobrar y pagar en los próximos meses. No te olvides del aguinaldo ni de los meses flojos. Cada semana, reemplazá lo proyectado por lo real.
¿Qué es el flujo de caja libre?
Es la plata que deja el negocio después de pagar todo lo del mes y las compras que duran años, como un horno. Es lo que podés retirar o usar para devolver préstamos.
¿Cuándo se acreditan las ventas con tarjeta?
Con débito, al día siguiente. Con crédito en 1 pago, unas 2 semanas después. La fecha exacta figura en tus liquidaciones.
¿El retiro del dueño es un gasto?
No, no baja la ganancia. Pero saca plata de la caja: anotalo como una salida más.
¿Qué cambia si soy monotributista?
No pagás IVA aparte: en impuestos anotás la cuota del monotributo, que vence el 20 de cada mes. El resto del flujo de caja se arma igual.
¿Qué hago si el flujo de caja me da negativo?
Actuá con tiempo. Mové fechas con los proveedores, bajá tu retiro y frená compras que pueden esperar. El banco, al final. No dejes de pagar impuestos ni cargas sociales.